Documentbeheer in kwaliteitsmanagement in de voedingsindustrie verwijst naar het systematisch organiseren, controleren en bijhouden van alle documenten die betrekking hebben op de kwaliteit van producten en processen. Dit omvat onder meer specificaties, procedures, werkinstructies, registraties en auditrapporten.

In de voedingsindustrie is het essentieel dat documenten nauwkeurig en up-to-date zijn, omdat ze de basis vormen voor het waarborgen van de veiligheid en consistentie van voedingsmiddelen. Correct documentbeheer zorgt ervoor dat alle medewerkers toegang hebben tot de juiste informatie om hun taken conform de kwaliteitsnormen uit te voeren.

Daarnaast speelt documentbeheer een cruciale rol bij audits en inspecties, aangezien de naleving van wettelijke eisen en kwaliteitsstandaarden vaak moet worden aangetoond met gedocumenteerd bewijs. Een goed systeem voor documentbeheer helpt bij het voorkomen van fouten, vergemakkelijkt traceerbaarheid, en draagt bij aan continue verbetering binnen de organisatie.

In IFS en BRC worden volgende elementen aangehaald:

• Een lijst van de documenten met hun laatste versienummer
• Een methode voor de wijziging van een document en een registratie van de reden van wijziging van het document. Het is niet nodig om alle wijzigingen te kunnen aantonen
• Een methode voor de goedkeuring
• De laatste versie is ondubbelzinnig duidelijk en beschikbaar voor de gebruikers

Zo heb je in GoRound een eenvoudig documentbeheersysteem, zonder dat je dure QMS software moet aanschaffen die meestal niet zo gebruiksvriendelijk is op gebied van registraties en eigenlijk gelijkaardig is aan je Sharepointomgeving. De online versie van Word houdt automatisch de verschillende versies bij en is ook uitstekend geschikt voor samenwerken aan het document. Dit is dan ook de reden waarom klanten zoals The Belgian Chocolate Group en brouwerij Martens voor GoRound hebben gekozen.