Kies voor papierloze operations
Zorg ervoor dat je team inspecties, taken en instructies digitaal kan uitvoeren, en verhoog zo je productiviteit en efficiëntie.
Kom te weten hoe H.Essers zijn processen aanpakt!
In deze testimonial leer je…
- Wat zijn de belangrijkste voordelen voor de operations van H.Essers
- Welke processen werden al gedigitaliseerd met de GoRound
- Hoe heeft H.Essers van de implementatie en uitrol een succes gemaakt
Christopher Gale – process engineer H.Essers & 5S coordinator, was verantwoordelijk voor de implementatie van GoRound. De doelstelling was om alle magazijnen binnen Europa zo gestandaardiseerd mogelijk te laten werken.
Wat was de situatie voor de implementatie van de GoRound? Wat waren de voornaamste pijnpunten bij het uitvoeren van controles en audits?
Het grootste pijnpunt was natuurlijk de administratie. Vroeger werden controles op papier uitgevoerd. Na het uitvoeren van de controle moest er nog een auditverslag worden gemaakt. Nu kunnen we een audit uitvoeren en staat het rapport direct klaar. We winnen gemakkelijk 1 uur tijd per audit dankzij de GoRound. Het verslag is zeer overzichtelijk en verrijkt met de genomen foto’s. De actie opvolging is hierdoor ook verbeterd. Een ander belangrijk aspect is dat we door het afschaffen van de papierwinkel ook letterlijk minder papier verbruiken en dit is alleen maar goed voor het milieu.
Voor mij persoonlijk scheelt het ook een hoop werk op het einde van de maand bij het verwerken en consolideren van de resultaten van de verschillende magazijnen. Reken gerust een halve dag per maand dat ik hierdoor bespaar. Dankzij de dashboards wordt de data van de verschillende magazijnen geaggregeerd en overzichtelijk weergegeven. Hierdoor krijg ik snel inzichten en kan ik korter op de bal spelen.
Zijn er onverwachte meerwaarden die jullie hebben geboekt?
Initieel hadden we vooral gedacht aan het digitaliseren van onze 5S audits. We hadden nooit verwacht dat er zoveel mogelijk was met het GoRound platform. Wij hebben al heel veel processen gedigitaliseerd en nog steeds zien we nieuwe mogelijkheden.
Een ander belangrijk voordeel is dat we mensen extra duiding kunnen gegeven bij de uit te voeren controles. Dit doen we door bijvoorbeeld een extra beschrijving of een foto toe te voegen. Hierdoor wordt de kwaliteit van de audits en controles verbeterd.
Hoe hebben jullie de implementatie aangepakt?
We zijn stap voor stap te werk gegaan. Eerst hebben we een pilot georganiseerd in één magazijn om alles op punt te stellen voor de 5S audits. Van zodra dit het geval was, hebben we de applicatie naar alle magazijnen uitgerold. Hierna zijn we stelselmatig andere processen beginnen te digitaliseren zoals de inspecties van de rekken. Door stap voor stap te werk te gaan hebben we snel successen kunnen boeken en is de GoRound snel geadopteerd binnen de organisatie.
Het is ook belangrijk om op te merken dat de processen op zich niet wijzigen maar dat de uitvoering ervan efficiënter wordt. Hierdoor is het management of change aspect beperkter.
Gemsotec is een professionele partij die veel belang hecht aan een kwalitatieve service. Hun Service Level Agreement is alvast geen dode letter: ze reageren snel. Ik waardeer het ook zeer hard dat ze openstaan voor onze inbreng. Het is duidelijk dat de klant op de eerste plaats komt.
Is het digitaliseren van de bestaande documenten eenvoudig?
Eigenlijk wel… het voelt aan als plug and play. We vertrekken van onze bestaande documenten en deze digitaliseren we via de webapplicatie. Coding skills zijn hierbij absoluut niet vereist. Het systeem is zeer gebruiksvriendelijk en in een mum van tijd heb je een checklist gedigitaliseerd.
Waarvoor gebruiken jullie de GoRound?
Naast 5S audits gebruiken we de GoRound onder andere voor inspecties van de rekken, yard controles, observaties, ladingzekerheid controles, controles van EHBO kisten,… eigenlijk al te veel om op te sommen.
H.Essers telt vele magazijnen verspreid in verschillende Europese landen. Is de uitrol vlot verlopen?
De uitrol gebeurde in volle Corona-crisis waardoor we niet zoals gebruikelijk ter plaatse konden gaan om de mensen uitleg te geven en bij te staan on the spot. Nu is alles digitaal verlopen en hebben we de training online gegeven en zijn de mensen er vervolgens zelfstandig mee aan de slag gegaan.
Het feit dat de app in verschillende talen beschikbaar is, is natuurlijk ook een belangrijke troef in een internationale organisatie als deze van H.Essers. Niet iedereen spreekt immers Engels…
Zijn jullie tevreden over de dienstverlening van Gemsotec?
Gemsotec is een professionele partij die veel belang hecht aan een kwalitatieve service. Hun Service Level Agreement is alvast geen dode letter: ze reageren snel. Ik waardeer het ook zeer hard dat ze openstaan voor onze inbreng. Het is duidelijk dat de klant op de eerste plaats komt.