Een goede interne controle is meer dan een checklist

In de voedingsindustrie worden er dagelijks tal van controles gedaan in het kader van kwaliteit en voedselveiligheid. Recente incidenten met de Listeria of Salmonella bacterie bevestigen hiervan de noodzaak. Gegeven de toegenomen schaal van de industrie wordt de omvang van een incident potentieel groter. Naast de mogelijke dodelijke slachtoffers, kan het bedrijf in kwestie zelf ten ondergaan aan een dergelijk incident. Grote terugroepacties worden door retailers op poten gezet en alle productieactiviteiten worden stilgelegd tot er absolute zekerheid is dat het probleem verholpen werd. Daarnaast is er natuurlijk grote merkschade zowel voor de retailer, maar in het bijzonder voor de producent. Bij beursgenoteerde bedrijven neemt het aandeel gegarandeerd een stevige duik.  

De steeds strenger wordende regels zijn er niet alleen zijn om de consument te beschermen, maar eveneens de productie en distributiebedrijven. De hele keten is betrokken en moet zich ernaar organiseren, het is duidelijke dat nieuwe technologieën en diensten hierbij onontbeerlijk zijn.

Desondanks de frequente berichten in de media kunnen we gerust stellen dat er nooit zoveel aandacht werd besteed aan voedselveiligheid als het laatste decennium. Het werk is echter nooit af en verbeteringen dringen zich steeds op.  

Kwaliteitssystemen vragen om controles

Ondanks het feit dat er reeds veel geautomatiseerd werd blijven visuele controles uitgevoerd door mensen essentieel om een goede kwaliteit en voedselveiligheid te garanderen. Controles in het kader van glasbreuk, hygiëne, ongedierte zijn maar enkele voorbeelden. Om een goede controle uit te voeren is het in eerste instantie van belang dat de persoon in kwestie goed weet waar en waarop gecontroleerd dient te worden. Ervaring speelt hierbij natuurlijk een rol, maar deze wordt niet zomaar opgebouwd. Nieuwe digitale tools kunnen hier een belangrijke bijdrage bieden in vergelijking tot de papieren lijstjes van weleer. Zo kan er bijvoorbeeld bijkomende informatie, een foto of een locatie van het te inspecteren punt, getoond worden op een smartphone of tablet. Dit heeft natuurlijk een positief effect op de kwaliteit van de uitgevoerde controle. 

Vaststellingen vragen om actie

De bedoeling van een controle of audit is na te gaan of alles verloopt zoals voorgeschreven. Afwijkingen moeten niet alleen zo snel mogelijk worden vastgesteld, maar er moet tevens voor worden gezorgd dat herhaling uitgesloten wordt. Het begint daarom om met een duidelijk omschrijving van de vaststelling te maken. Vandaag kan ook eenvoudig een foto of een locatie worden toegevoegd om het probleem te duiden. Vervolgens kan een bevoegd persoon op basis van deze eenduidige informatie een actie definiëren en toewijzen. 

Acties vragen om opvolging

Voor een goede aanpak van het probleem, moet natuurlijk een effectieve actie worden gedefinieerd. Deze dient te worden toegewezen aan een verantwoordelijke voor de actie. In veel bedrijven loopt het hier nog steeds mis. De communicatie gebeurt er vaak enkel mondeling of via e-mails die vervolgens riskeren te worden ondergesneeuwd. Daarna moet de uitvoering natuurlijk worden opgevolgd. Vaak gebeurt dit nog in uitgebreide Excel sheets die na verloop van tijd geen overzicht meer bieden en de efficiëntie van de opvolging bemoeilijken. 

Gelukkig voor de kwaliteitsverantwoordelijken zijn er tegenwoordig softwarepakketten die aanbieden om vanaf een vaststelling tijdens een inspectie in een beweging een taak aan te maken, deze toe te wijzen en verder op te volgen. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie van kwaliteitsmanagement, maar verhoogt vooral de effectiviteit ervan. Zo kunnen ze bijvoorbeeld ook automatisch effectiviteits checks creëren weken nadat de actie werd uitgevoerd om na te gaan of deze effectief was.

Ontdek hoe de GoRound kan helpen om checklists meer informatief te maken, vaststellingen beter te documenteren, en acties op te nemen en op te volgen. Vraag een demo aan!